5 astuces pour organiser des évènements étudiants de folie !

Organiser un événement étudiant est souvent synonyme de prises de tête, nœuds au cerveau, et batailles entre les organisateurs. Bref la grosse ambiance. Pour y remédier (ou du moins pour t’aider à moins souffrir) Studeal te propose 5 astuces. Alors, heureux(se) ?

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Organise-toi 

La mise en place d’un évènement demande une véritable organisation et un certain nombre de compétences. Le travail en équipe, par exemple, est presque indispensable. Chacun des organisateurs a un rôle bien défini et des missions bien particulières. Dans l’idéal, désigne un responsable pour chaque domaine : communication, prévention/sécurité, partenariats, etc. D’après une étude (très très sérieuse), on compte qu’il faut en moyenne un organisateur pour 30 participants. En définissant clairement les missions de chaque pôle, chacun aura une idée précise de ce qu’il doit faire et ne comptera donc pas forcément sur les autres pour lui mâcher le travail. Comme ça, tout est clair, pour tout le monde   😉

On te conseille même de faire une « check-list » de tous les points à ne pas oublier ; demandes d’autorisations éventuelles, déclarations aux autorités compétentes, recherches de financements/partenaires, plan de communication, gestion des points de préventes et de ventes, gestion des arrivées et des départs… Il pourra y avoir une check-list globale mais aussi des check-lists par pôle. Tu pourras même fixer des dates butoirs pour chaque point de ta/tes liste(s). Pour t’aider là-dedans, on te conseille Trello, on l’utilise et c’est vraiment top !

Sur Studeal tu pourras donner des rôles particuliers à chaque organisateur pour qu’il n’ait accès qu’aux outils qui le concernent. Tu trouveras toutes les infos dans ce magnifique tuto.

 

Propose une billetterie en ligne 

Je sais pas si tu as déjà testé, mais une billetterie en ligne, une fois que tu as commencé à y goutter, tu ne pourras plus t’en passer. Déjà, cela te permettra de vendre plus de places, notamment à ceux qui n’ont jamais de liquide sur eux ou qui ne viennent jamais en cours (on en connait tous quelques-uns). Ensuite tu pourras paramétrer la billetterie comme bon te semble, genre il y a tant de places dans un bus, cet étudiant peut acheter un ticket adhérent mais celui-là ne le peut pas, etc…

Alors oui, je sais ce que certain vont me dire « Avec une billetterie en ligne, on a plus de contact avec les étudiants, ils vont être tristes, blablabla… ». Mais ne t’inquiète pas, la billetterie en ligne de Studeal te permet aussi de vendre des tickets aux tables plus facilement. Et le plus beau dans l’histoire ? Tout ce qui est vendu en ligne et aux tables est synchronisé ! Regarde ici comme faire pour créer une billetterie sur Studeal, ça prend deux minutes, et promis ça va te changer la vie 😎 .

 

Communique auprès du monde entier (ou de tous tes étudiants, c’est déjà pas mal…) 

L’organisation d’un évènement demande beaucoup d’énergie. Il serait dommage de se donner tout ce mal et de se retrouver à un évènement avec 30 organisateurs et 5 personnes qui passaient là par hasard… On n’oublie pas les bases et on s’organise. Quel canal utiliser ? Mail ? Affiche ? SMS ? Facebook ? Quand commencer la comm’ ? Une fois que tu auras mis tout cela à plat, tu pourras te lancer.

Quelques petits conseils, les mails c’est bien, mais au fond de ton coeur, tu sais que les étudiants ne les lisent pas, ou peu (effectivement 20% d’ouverture en moyenne, c’est pas folichon…). Facebook c’est bien aussi mais au delà de 400 followers, tu es bridé et tout le monde ne verra pas tes posts à moins de cliquer sur le petit bouton « Booster », qui coûte une fortune.

Ce qu’on te conseille, c’est de communiquer sur plusieurs canaux, envoie des mails et fais des posts Facebook, ça ne mange pas de pain. Mais utilise aussi les outils de comm’ proposés par Studeal. Tu pourras envoyer des SMS (95% de lecture dans les 5 minutes) ou poster sur l’appli Studeal. Oui tu sais, l’appli où il y a toute la vie étudiante de ton campus. Ça serait dommage que ton événement ne s’y trouve pas quand même 😉 . Retrouve les meilleurs conseils donnés par un expert ici. (Non je n’essaie de flatter personne…)

N’oublie pas, l’important c’est que le plus de monde possible soit au courant de ton évènement, et surtout qu’ils aient envie de venir !

 

Aide au transport

Aller à un évènement est rarement un problème, en revenir dans de bonnes conditions est une autre affaire (surtout dans les soirées où des cocktails à base de jus de fruits frais sont servis). C’est pour ça que pour motiver tes étudiants à venir, il va falloir que tu les aides un peu.

Tu peux par exemple mettre en place un système de covoiturage et récompenser les SAMs en leur offrant des softs. Comme ça tu faciliteras la venue de tes étudiants et en plus ton respo prévention va te remercier !

Pour certains gros événements, tu pourras même louer des bus ! Selon tes finances, tu peux proposer des bus gratuits ou bien payants. Tout cela est possible dans l’organisateur d’événement de Studeal, c’est toi qui choisit ! Ça se passe ici.

 

Évalue ton évènement, pour que les prochains soient encore plus incroyables ! 

Souvent oubliée, l’évaluation est une étape importante, à prévoir dès le début ! Toute l’équipe organisatrice est à sonder (organisateurs, intervenants…) et bien sûr les participants (l’image que se fait l’équipe organisatrice de la réussite pouvant varier de celle des invités eux-mêmes). L’évaluation ne doit pas être trop lourde et doit commencer par des critères concrets, facilement mesurables : nombre de participants, nombre de préventes/ventes, nombre et qualité des animations, etc.

Tu peux ensuite demander si les participants ont trouvé le lieu cool, si l’organisation était bien, si la musique à mis le feu..

 

Les tutos de Studeal

Dans certaines des parties tu as pu voir des jolis liens, si tu as cliqué dessus (ce que tu as fais évidemment) tu as pu voir que grâce à Studeal tu peux organiser ton événement, tu peux créer ta billetterie, tu peux constituer ton équipe, gérer les transports, obtenir des goodies, etc. Alors ? Qu’est-ce que tu attends ? 😉

Pour tout ceux qui se posent des questions, notre chaîne se trouve ici, et pour ceux qui s’en poseraient encore, il y contact@studeal.fr

 

Et toi, as-tu des astuces à partager avec les autres Studealiens ?

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